这次出差的任务是和客户进行技术交流
客户使用用友的NC财务系统进行财务管理
而我们的任务是为他们提供各种票据的影像扫描,共享和浏览
简单的说, 就是我们为客户提供一套票据影像管理系统
并和现有的NC系统进行接口开发
使我们系统中的影像可以与NC系统中的凭证记录进行匹配
出席交流会的人有客户公司的财务主管, 总公司会计,
信息公司代表, 用友的技术支持以及我们公司的三个人
用友来的两个人年纪都不小了, 据说还都是搞技术的
我不由得有些惊讶, 毕竟四十多岁还做技术的人并不多见
不过后面的交流让我不得不对这两个人刮目相看
他们对软件开发的知识略知一二
完全可以胜任了解用户需求, 作出技术方案的任务
更重要的是他们对财务工作非常了解
既熟悉财务工作中的很多非常细节的内容, 又能提出很独到的修改意见
刚开始的讨论重点在于影像管理系统和NC系统之间的接口调用
或许是因为客户公司的财务主管一件非常明确
开始就确定了影像系统一定要上的基调
使得用友方面的人不得不表现出一个积极的态度
这一部分的讨论进行的非常顺利
我们很快就在双方的接口定义和调用方面达成了一致
但是接下来的议题却让我们几乎陷入绝境
接口讨论完成后, 在场的一个会计提出了一个问题
在报销过程中, 发票应该由谁来扫描, 是报销人还是财务人员?
应该在什么时机进行扫描? 提交报销单之前还是之后?
现在的报销流程是这样的:
报销人计算报销金额->填写报销单->粘贴发票->交相关部门领导审核签字->
提交财务人员审核->录入报销凭证->完成报销
如果由报销人在提交报销单之前进行扫描
就会产生扫描错误和发票与影像不一致的问题
而为了保证稽核的准确性
保证发票, 影像和报销凭证三者的一致是很重要的
但是如果在提交报销单后再扫描
就会使财务人员的工作量大大增加
而且还有一个不可避免的问题
那就是粘贴好的发票无法使用高速扫描仪进行自动扫描
最后我们就围绕这一点展开了讨论
讨论的气氛是热烈而友好的, 但是结论确实残酷的:
发票必须粘贴在一起进行流转
否则就无法保证其完整性和与报销单的一致性
但是扫描必须在发票还未粘贴时进行扫描
一旦粘贴后则无法处理
更让我们郁闷的是还有些单据需要在发票粘贴后进行扫描
大家又就为什么财务工作中离不开胶水这一问题进行了广泛的讨论
不过, 无论如何
我们还是得到了一个看上去可行的流程
既能满足财务方面的要求, 又可以实现发票的影像化
用友的那位前辈在作总结陈词时说
"我们本来是在讨论一个很高科技的问题
结果却不得不讨论了一个"发票粘还是不粘"这么一个很没有技术含量的问题"
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